こんにちは、みいまま（@mi_mama.rpa）です。
※当サイトは、アフィリエイト広告を利用しています。
スプレッドシートをPDF保存する作業を
自動化したいけど、どうしたらいい？
リモートで仕事をしていると、スプレッドシートを使う機会も多いかもしれません。
この記事では、
について書いていきます。
フロー作成の参考になれば嬉しいです♪
みいまま｜RPAで在宅ワークを自動化するママ
在宅事務、ブログ運営、Instagram発信をやっています
🌼30代、1児のママ
🌼「時給制」に時間と収入の限界を感じ、
少ない時間で働いて稼ぐ主婦になるため「RPA」で自動化スキルの習得を決意。
🌼RPAで在宅事務の手作業を自動化
目次で見たいところをクリックすれば飛べますよ～
はじめに
以下を前提条件とします。
・開くスプレッドシートは特定のもの（URLが分かっている）
・PDF化するシートは先頭のシートのみ
・保存先は「デフォルト」もしくは「デスクトップ」
・スプレッドシート
（今回使うスプシはこちら。タイトル「RPA練習用」）
「作業フロー」と「使うアクション（部品）一覧」
今回使うアクションはこちら👇
ダウンロードの方法が
①「Ctrl+P」（印刷設定）からするパターン
②メニューバー→ファイル→ダウンロード→PDFを選ぶパターン
どちらで進めるかで、フローが少し異なります。
どっちも分かるように書いておくね
【パターン① Ctrl+P】
スプレッドシートを開く
↓
Ctrl+Pを押す
↓
「次へ」をクリック
↓
Enterで「保存」
↓
「フォルダパス」欄に保存先「デスクトップ」フォルダのパスを入力
↓
Alt+Sで「保存」
↓
メッセージ「PDFが完了しました！」の表示
【パターン② メニューバー】
スプレッドシートを開く
↓
Alt+F、D、Pで「ファイル→ダウンロード→PDF」
↓
「エクスポート」をクリック
↓
デフォルト（ダウンロードなど）に保存される
↓
メッセージ「PDFが完了しました！」の表示
スプレッドシートを開く
「新しいChromeを起動する」
まずは以下の手順で、スプレッドシート「RPA練習用」を開きます。
- アクションの検索窓🔎で「起動」と入力。
- 「新しいChromeを起動する」アクションを
メインフローにドラッグ（もしくはダブルクリック）。 - ・起動モード：新しいインスタンスを起動する
・初期URL：スプレッドシートのURLを入力
「Wait」
「Wait」は、指定した秒数の間、次の動作へ進むのを待ってくれるアクション。
特にスプレッドシートは読み込みに時間がかかり、
「次の動作で指定した画面が見つからない」などエラーになりがちです。
そんな時に便利なのが、「wait」アクション！
スプレッドシートの起動と次の動作の間に「Wait」を入れ、
「5秒」「10秒」など適度な秒数を設定してみましょう。
- アクションの検索窓🔎で「wait」と入力。
- 「Wait」アクションを
メインフローにドラッグ（もしくはダブルクリック）。 - 期間：「5」など適度な秒数を入力
ダウンロード画面を開く
PDFでダウンロードするには、
①「印刷設定」→「pdfを選択」
②「ファイル」→「ダウンロード」→「pdfを選択」
この2パターンで操作できます。
コピー機で印刷する機会が多い場合は、
①だと都度「送信先」を変えないといけないので、②がおすすめ。
私もそうですが、家に印刷機がないなど、
PDF保存しか使ってない人はどちらでもやりやすい方でOKです＾＾
「キーの送信」
スプレッドシートの場合、「ファイル」などのボタンを
直接クリックさせようとするとうまくいかないので、
①②どちらもショートカットキーを使った方が早くて確実。
以下の手順で、ショートカットキーの入力を指示します。
- アクションの検索窓🔎で「キー」と入力
- 「キーの送信」アクションを
メインフローにドラッグ（もしくはダブルクリック）。 - キーの送信先：ウィンドウのインスタンス/ハンドル
ウィンドウインスタンス：スプレッドシート起動のときに設定した変数
送信するテキストは、以下参照
送信するキーは
①と②で変わるよ
①「印刷設定」→「pdfを選択」の場合
送信するテキスト（①の場合）
{Control}({P})
②「ファイル」→「ダウンロード」→「pdfを選択」の場合
送信するテキスト（②の場合）
{Alt}({F}) ({D}) ({P})
({F})、({D})、({P})の間には
それぞれスペース（全角・半角どちらでもOK）を入れましょう。
Alt+【F】:ファイルを開く→【D】：ダウンロード選択→【P】：PDFを選択 という手順なので、
「D,Pは同時に押す動作ではない」というのが分かるように、スペースを入れるとうまくいきます。
注意点
※({P})の書き方に注意しましょう。( )の中に、{ }を入れて書きます。
※ControlやAltは、「装飾キーの挿入」から選択できます。
「ウィンドウのUI要素をクリック」
①「印刷設定」→「pdfを選択」の場合
印刷設定が開いたら、「次へ」→「保存」の順にクリックしていきます。
コピー機で印刷する機会が多い人は、都度「送信先」を変えないといけないので、
あとで紹介する②の手順がおすすめです。
私は普段コピー機を使わないから、
「送信先：PDF保存」から変わらない。
そういう人は①②どちらのやり方でもOK！
以下の手順で指示を出します。
- アクションの検索窓🔎で「UI」と入力。
- 「ウィンドウのUI要素をクリック」アクションを
メインフローにドラッグ（もしくはダブルクリック）。 - 「UI要素」→「UI要素の追加」をクリック。
- 「UI要素ピッカー」が開いたら
「次へ」のボタンをCtrl+左クリック - クリックの種類は「左クリック」を選択
- 2～5と同様のやり方で、「保存」のボタンもUI要素として追加する
「保存」をクリックした後は、ファイル名や保存先の指定画面が出てきます。
⇒次のステップ「ダウンロードの保存先を指定する」へ
UI要素追加の手順動画です👇
追加方法が分からない人はご参考にどうぞ。
②「ファイル」→「ダウンロード」→「pdfを選択」の場合
「ファイル」→「ダウンロード」→「pdfを選択」を開くと、以下の印刷設定画面が出てくるので、
「エクスポート」をクリックします。
①と同様のやり方で、以下の手順で指示を出します。
- アクションの検索窓🔎で「UI」と入力。
- 「ウィンドウのUI要素をクリック」アクションを
メインフローにドラッグ（もしくはダブルクリック）。 - 「UI要素」→「UI要素の追加」をクリック。
- 「UI要素ピッカー」が開いたら
「エクスポート」のボタンをCtrl+左クリック - クリックの種類は「左クリック」を選択
UI要素追加の画面は、ひとつ前の【①「印刷設定」→「pdfを選択」の場合】を参照。
②の場合は、「エクスポート」をクリックすると
すぐにダウンロードされます。
ダウンロードの保存先を指定・確認する
①「印刷設定」→「pdfを選択」の場合
前項の印刷画面で「保存」をクリックしたあと、
ダウンロードファイルの保存先を指定していきます。（ファイル名はそのまま）
指示手順を考える前に、ポイントが2つあるよ！
- 保存先「デスクトップ」のフォルダパスを取得する
→「特別なフォルダを取得する」アクションを使用 - フォルダ指定・保存は「ショートカットキー」を使う
→フォルダ指定：Ctrl+L、保存：Alt+S
このポイントに沿って、以下の手順で指示を出します。
- アクションの検索窓🔎で「フォルダ」と入力。
- 「特別なフォルダーを取得」アクションを
メインフローにドラッグ（もしくはダブルクリック）。 - 「特別なフォルダーの名称：デスクトップ」を選択
- 必要であれば「変数」を設定（例：DesktopPath）
- アクションの検索窓🔎で「キー」と入力。
- 「キーの送信」アクションを
メインフローにドラッグ（もしくはダブルクリック）。 - キーの送信先：ウィンドウのインスタンス/ハンドル
ウィンドウインスタンス：スプレッドシート起動のときに設定した変数
送信するテキスト：{Control}({L})%DesktopPath%（←手順4で設定した変数） - 手順5～6と同様に、「キーの送信」アクションを追加
- キーの送信先：ウィンドウのインスタンス/ハンドル
ウィンドウインスタンス：スプレッドシート起動のときに設定した変数
送信するテキスト：{Alt}({S})
※ControlやAltは、「装飾キーの挿入」から選択できます。
※変数は、送信するテキスト欄の右上にある「｛ｘ｝」から選択できます。
※「保存」ボタンのクリックは、前項で使った「ウィンドウのUI要素をクリック」でも指示できますが、要素が見つからないエラーが防げるため、ショートカットキーがおすすめです。
PDFがデスクトップに
きちんと保存されているか確認してみよう！
②「ファイル」→「ダウンロード」→「pdfを選択」の場合
②の場合は、前項で「エクスポート」をクリックした時点で
ダウンロードは完了しています。
デフォルトで設定されているフォルダ
（例：ダウンロードフォルダ）を確認してみよう！
PDFが入っていれば特にフローの作成はありません。
メッセージ「PDFが完了しました！」を表示する
最後に、ダウンロードが完了したことが分かるように、
メッセージボックスを表示させてみます。
メッセージボックスは、
作業完了の報告や作業途中の確認など
色々な場面で使えるので、覚えておくと便利！
以下の手順で指示を出します。
- アクションの検索窓🔎で「メッセージ」と入力。
- 「メッセージを表示」アクションを
メインフローにドラッグ（もしくはダブルクリック）。 - メッセージボックスのタイトル：「完了！」
表示するメッセージ：「PDF化が終わりました！」
メッセージアイコン：「いいえ」（=何もなし）
必要であれば「変数」を分かりやすく設定（「完了報告」など）
まとめ
これでスプレッドシートのPDF化を自動化できました！
お疲れさまでした！
